Inleiding

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt eisen aan organisaties die gegevensbestanden beheren, zoals een ledenadministratie. Deze eisen zijn:

• toestemming van het lid voor het verwerken van diens gegevens;
• juist en nauwkeurig bijhouden van de ledengegevens;
• beveiligen van de ledengegevens;
• op verzoek inzage verlenen in de eigen opgeslagen ledengegevens;
• uitsluitend gebruik van de ledengegevens voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.

Deze verklaring geeft inzicht in om welke gegevens het gaat, wat het doel ervan is en hoe ermee om wordt gegaan.

Gegevensverwerking Kamerorkest Touché

De vereniging beschikt over een website, adresbestand en archief, en fotobestanden.

Website

Op de website zijn de namen van bestuursleden vermeld, zonder adres, telefoonnummer en e-mail adres. Namen en adressen van leden komen niet op de website voor. Ook niet in een afgeschermd deel.

De website toont wel het e-mail adres van de vereniging.

De e-mail gericht aan de vereniging kan gelezen worden door de secretaris of diens vervanger.

Dit e-mail adres kan tevens gebruikt worden voor het verzenden van berichten van de secretaris en de plaatsvervangend secretaris.

Het telefoonnummer van de secretaris mag wel op de website van de vereniging vermeld staan.

De website bevat tevens foto’s van het orkest, orkestleden, dirigent gastspelers en solisten, die expliciet toestemming gevraagd zijn.

Deze foto’s dienen voor PR en geschiedschrijving.

Cloud

Er bevinden zich geen privacy gevoelige bestanden in de cloud, behoudens fotobestanden.

Secretariaat

De secretaris houdt een ledenlijst bij, met naam, adres, telefoonnummers, e-mail adressen, en inschrijvingsdatum,  in de vorm van een elektronische file.

Minimaal 2x per jaar wordt dit bestand aan alle leden gestuurd, zodat zij met elkaar kunnen communiceren.

Als een lid opzegt verhuizen zijn gegevens naar de oud-ledenlijst.

De ledenlijst bevat derhalve alleen gegevens van actieve leden.

De ledenlijst wordt gebruikt om:

leden per e-mail of brief te bereiken en om hen op de hoogte  houden van de stand van zaken;

te verspreiden onder de leden om onderlinge communicatie mogelijk te maken;

vergaderstukken rond te sturen;

toegang te verlenen tot bladmuziek-bestanden in de cloud.

Tevens houdt de secretaris een oud-ledenlijst bij. Deze bevat de naam, adres, telefoonnummers, e-mail adressen, en inschrijvingsdatum, en uitschrijvingsdatum  in de vorm van een elektronische file.

De oudledenlijst wordt niet rondgestuurd en heeft tot doel:

Oudleden te vragen weer lid te worden of als gastspeler mee te spelen

Oudleden uit te nodigen voor uitvoeringen.

Artikelen te schrijven over de historie van het orkest.

Bij het aanschrijven van oud-leden wordt steeds gewezen op de mogelijkheid om aan te geven dat men uit het oud-leden bestand verwijderd wil worden.

Penningmeester

De penningmeester houdt een bestand bij van namen van leden,  gastspelers en solisten die contributie verschuldigd zijn of die aanspraak kunnen maken op honorarium en/of onkostenvergoeding. Het gaat om naam, adres, rekeningnummer en verschuldigd of betaald bedrag. Naast de penningmeester heeft  ook de kascommissie inzage in dit bestand. De financiële administratie moet 7 jaar bewaard blijven.

Tevens houdt de penningmeester een elektronisch bestand bij van donateurs, met naam, adres en donatiebedrag. Het donateurs-bestand wordt niet verspreid. Zegt een donateur op dan wordt het betreffende record verwijderd.

Orkestcommissaris

De orkestcommissaris zorgt voor de gastspelers en solisten. Daartoe houdt hij of zij een bestand bij met namen, adressen en telefoonnummers alsmede de instrumenten die zij bespelen en een voorkeur  (bijvoorbeeld 1^e of 2^e viool etc.)  Dit bestand wordt niet verspreid.

Het wordt gebruikt om

• potentiële gastspelers te benaderen om mee te spelen;
• gastspelers en solisten toegang te verlenen tot muziekpartijen.

Leden

Leden krijgen minimaal 2x per jaar een totale kopie van het ledenbestand met de namen van de leden, de adressen, telefoonnummers, e-mail adressen en de instrumenten die zij bespelen.

Leden worden geacht om prudent met deze bestanden om te gaan. Bij het vervangen van een computer moeten deze bestanden fysiek verwijderd worden. Dat is een taak van ieder lid.

Als leden mail sturen naar leden of gastspelers met meer dan 1 afzender mogen de mail-aderessen NOOIT in het cc veld staan maar moeten zij in het bcc veld staan. Dit om te voorkomen dat e-mail adressen makkelijk gehacked worden.

Leden, gastspelers, solisten en dirigent geven op het formulier ‘Toestemming gegevensverwerking’ aan of zij akkoord gaan met het gebruik van foto’s  waar zij op staan voor PR, zoals het schrijven en publiceren van artikelen over het orkest en voor archief.

Informed consent

Leden geven door het tekenen van het formulier ‘Toestemming gegevensverwerking’ aan dat zij begrepen hebben hoe de gegevensverwerking van privacy gevoelige gegevens binnen onze vereniging functioneert en waar zij zich aan te houden hebben.

Recht op inzage

Op verzoek van betrokkene zal de secretaris, penningmeester of orkestcommissaris inzage verlenen in de door hem/haar beheerde gegevens over de aanvrager.

Recht op correctie

Op verzoek van betrokkene zal de secretaris, penningmeester of orkestcommissaris inzage verlenen in de door hem/haar beheerde gegevens over de aanvrager  en zo nodig deze corrigeren.

Recht op vergeten

Op verzoek van betrokkene zal de secretaris, penningmeester of orkestcommissaris inzage verlenen in de door hem/haar beheerde gegevens over de aanvrager en deze vernietigen. Bij leden kan dat alleen nadat het lidmaatschap is beëindigd en de contributie is betaald.

Overdracht

Gegevensoverdracht van informatie over de aanvragende persoon kan op verzoek plaatsvinden. De uitwisselingsformat dient afgesproken te worden.

Bezwaar

Bezwaren dienen aangekaart te worden bij de voorzitter.